Make Time: come gestire il tempo in modo efficace

I consigli per ottimizzare il tempo a partire dal libro di John Zeratsky e Jale Knapp.

Ti piacerebbe imparare a gestire il tempo e a concentrarti su ciò che conta davvero? Allora questo è l’articolo per te. Ti parlerò del libro Make Time: How To Focus On What Matters Everyday di John Zeratsky e Jake Knapp, la guida definitiva alla gestione del tempo. L’ho letto in un periodo in cui ero sopraffatto dagli impegni. La lista di cose da fare si allungava senza sosta e più tentavo di rincorrere gli obiettivi della mia tabella di marcia più restavo indietro. Alla fine arrivavo in fondo alla giornata completamente “spompato” ma con la sensazione di non aver concluso nulla di definitivo. Ti suona familiare?

Il mito di “essere più produttivi”:  ci stai cascando anche tu?

Ci hai fatto caso? Non passa quasi giorno senza che qualcuno ti faccia presente quanto è super impegnato. “Non ho mai tempo”, “Mi piacerebbe ma non riesco”, “Ci vorrebbero giorni di 48 ore” sono frasi che si sentono ovunque. Probabilmente le hai pronunciate anche tu, proprio come ho fatto anch’io. Come mai? Il fatto è che la nostra società reputa l’essere impegnati come un valore da ammirare. In un mondo che corre velocemente e in cui il multitasking è diventato la regola, essere impegnati è considerato sinonimo di produttività. Ma è poi vero? In realtà non è affatto detto che la quantità dei compiti da svolgere coincida con un’efficienza maggiore, anzi. Spesso sprechiamo così tante energie in compiti futili o poco gratificanti che trascuriamo proprio le azioni più importanti per noi. 

Le due trappole che rubano il tuo tempo.

Magari stai penando “Ok, Gabry, ma io ho DAVVERO tantissime cose da fare”. Non lo metto in dubbio. John Zeratsky e Jake Knapp, gli autori di Make Time, hanno lavorato per società come Google, Lego e la NASA, contribuito a creare Gmail e finanziato innumerevoli start up di successo. Eppure hanno trovato il tempo di scrivere un libro sul time management e su come focalizzarsi sulle cose che importano davvero. Come hanno fatto? Innanzitutto hanno individuato le due più grandi trappole nella gestione efficace del tempo. Il Busy Bandwagon, ovvero la moda della super produttività, e l’Infinty Pool, ovvero i contenuti dall’uso potenzialmente infinito, dalle serie TV di Netflix ai social media. Il primo ci fa dire di sì a qualsiasi impegno, allungando senza fine la nostra To-Do-List, la seconda ci fa cadere in un vortice di distrazione perenne.

Come imparare a gestire il tempo efficacemente?

Individuati i due più grandi nemici del nostro tempo, gli autori hanno creato un libro di ricette. Sì, esatto, proprio ricette come quelle di cucina da applicare nel quotidiano per fare spazio nelle nostre giornate. La parte migliore è che ognuna è completamente personalizzabile secondo le nostre abitudini, purché si seguano 4 linee guida essenziali:

1. Highlight: definisci il tuo obiettivo primario.

Il primo consiglio per evitare di sprecare tempo in compiti inutili è capire quali sono davvero le tue priorità. Che cosa vuoi aver concluso a fine giornata? E nel prossimo anno? È importante essere completamente onesti nello stilare la nostra lista. Gli autori consigliano diverse tecniche e suddividono gli Highlights in base a Urgenza, Soddisfazione e Gioia. Inoltre invitano a trovare un obiettivo primario da portare a termine e a stabilire quanto tempo impiegherà e quando lo faremo nella giornata. Ci aiuterà a mantenere la rotta.

2. Laser: neutralizza le distrazioni.

Per poterci focalizzare su ciò che conta dobbiamo eliminare il resto. Tutte quelle inutili distrazioni che ci sottraggono tempo prezioso. Anche in questo caso Make Time contiene molte tecniche e consigli utili. Ad esempio, disinstallare quell’app su cui spendiamo ore inutilmente, mettere un blocco temporale ai social e definire un limite stabilito per email e TV. 

3. Energize: coltiva il tuo benessere.

Qualsiasi azione, fisica o mentale, necessita di energie. Per gestire il tempo in modo efficace e soddisfacente è importante prenderci cura del nostro benessere psico-fisico, alternando movimento e relax. Può sembrare banale ma non lo è affatto. Ci sono tantissimi modi per aumentare le nostre energie durante la giornata, anche con piccole azioni quotidiane. Per esempio, spegnendo tutti i dispositivi elettronici un’ora prima di coricarsi o preferendo una passeggiata a piedi all’auto quando possibile. Bevi il caffè appena sveglio? Il tuo corpo non è ancora pronto. Prova a spostarlo all’ora successiva e ti darà davvero una marcia in più.

4. Reflect: verifica cosa ha funzionato.

Ecco una parte che, da buon ingegnere, amo particolarmente. Verificare i risultati. Niente di complicato, non preoccuparti. Bastano due minuti a fine giornata per annotare su un taccuino cosa ha funzionato e cosa no. In Make Time troverai decine di tecniche per ogni focus, quindi puoi scegliere quali applicare e poi testare se funzionano per te. Scrivilo sul tuo notes e correggi il tiro per il giorno successivo.

Spero di averti incuriosito con questo recap dei contenuti e che possa esserti utile per riorganizzare le tue giornate. Se avrai modo di leggere il libro, fammi sapere se ti è piaciuto.

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